NOBIDA

Nordic Reference Interval Project Bio-bank and Database

Establishment and administration of NOBIDA

Documents produced by NFKK related to establishment of NOBIDA and the comittee.

Content

BILAG 1: Beskrivelse af baggrunden for biobanken og databasen, herunder redegørelse for videnskabsetiske godkendelser og heraf afledte forhold vedrørende brug af biobank og database. *

Oprettelse og indhold *

Biobanken *

Databasen *

Formål *

Anvendelse *

Anvendelse til formål forudset i NORIP: *

Andre projekter *

Destruktion af prøver. *

Referencer *

BILAG 2: Aftale mellem NFKKs styre, NORIP og DEKS *

Administration og løbende kvalitetssikring af biobank *

Biobankens sammensætning juli 2002 *

Placering, oplagring og kvalitetssikring af Biobanken *

Økonomi *

Udgifter *

Indtægter *

Rekvirering af materialer fra Biobanken *

Aflæggelse af regnskab *

NFKKs økonomiske ansvar *

Aftalens godkendelse *

Aftalens opsigelse *

BILAG 3: Instructions for use of bio-bank and/or database *

What is the biobank and the database *

Who is eligible for use of the biobank and data obtained from the database *

What are the restrictions concerning samples obtained from the biobank *

How to prepare the application *

Where to submit the application *

When to submit the application *

When will the applicant get an answer *

What is to be done once the project is finalized *

BILAGA 4: Riktlinjer för ansökning om och bruk av biobanken *

Ansökningens utformning *

Riktlinjer för fremsendelse og behandling av ansökan *

Utformning av godkännandeskrivelse *

BILAG 1: Beskrivelse af baggrunden for biobanken og databasen, herunder redegørelse for videnskabsetiske godkendelser og heraf afledte forhold vedrørende brug af biobank og database.

Biobanken

Biobanken og den tilknyttede database blev oprettet som del af det nordiske referenceintervalprojekt, NORIP 2000 (1) for hyppigt målte klinisk biokemiske egenskaber. Prøvemateriale fra 3035 personer indsamlet på 103 nordiske laboratorier indgår i biobanken. Referencepersonerne var subjektivt raske personer over 18 år uden væsentlig kronisk sygdom. Fra alle laboratorier var de jævnt fordelt over køn og aldersgrupper. Ingen var blevet tappet som bloddoner de forudgående 5 måneder. Prøverne blev taget siddende fra en cubitalvene med mindst mulig stase. Mere end halvdelen af personerne på hvert laboratorium fik prøverne taget fastende om morgenen. Personerne og prøvetagningen er derudover karakteriseret ved etnisk oprindelse, levetid i Norden, P-Piller-estrogener, sidste menstruations 1.dag, hereditet for diabetes, kronisk sygdom, medicin, nylig fysisk anstrengelse, brug af tobak og alkohol, antal evt. givne blodportioner som donor, timer mellem sidste måltid og prøvetagning, prøvetagningsdato og tid på dagen.

Biobanken indeholder prøvematerialer fra referencepersonerne og de i projektet anvendte kalibrator- og kontrolsera. Alle materialer opbevares ved - 80 ° C. Fra hver referenceperson undtagen fra Island indgik 7 x 1 ml serum, buffy coat fra 5 ml EDTA-blod og 2 x 1 ml litium-heparinplasma. Hver af 30 norske, 26 finske, 24 svenske , 21 danske og 2 Islandske laboratorier har bidraget med prøver fra ca. 30 referencepersoner. Kalibratormaterialet er poolet frisk frosset serum fra bloddonorer. Det ene, CAL, var primær kalibrator. Dette materiale har fået targetværdier tillagt for en række almindelige egenskaber af tyske referencelaboratorier. Sekundær kalibratoren X blev fremstillet på samme måde som CAL. Denne findes i stor mængde se bilag 2. De øvrige 3 kontrolmaterialer er dels en friskfrosset serumpool fra kvindelige donorer i peroral anticonceptionsbehandling dels frisk frosset poolet donorserum , af hvilket en del blev fortyndet og en del koncentreret (ved vandfjernelse).

For hver undersøgt egenskab analyserede hvert laboratorium prøverne fra de lokale referencepersoner, de fælles kalibratormaterialer og de fælles kontrolmaterialer i samme analytiske serie. Alle laboratorier har analyseret tøet frisk frosset serum fra alle laboratoriets referencepersonerne. Der er i varierende omfang analyseret på friske prøver og på heparinplasma.

Databasen

Som del af NORIP oprettedes en database med oplysninger om de deltagende laboratorier, oplysninger om de anvendte analysemetoder, oplysninger om de enkelte referencepersoner (knyttet til et prøvenummer) og analyseresultater fra målingerne på kalibratormaterialer, kontrolmaterialer og prøverne fra referencepersonerne. Bearbejdede data herunder referenceintervaller knyttet til en target eller tillagt værdi på CAL vil ligeledes blive tilgængelige.

Formål

Formålet med NORIP var at etablere sporbare nordiske referenceintervaller(normalområder) for koncentrationen af præliminært følgende komponenter i serum og Li-heparin-plasma: *Alanin aminotransferase, *Albumin, Amylase, Pancreas amylase, Aspartat aminotransferase, *Basisk phosphatase, *Bilirubiner, *Calcium, Carbamid, *Cholesteroler, HDL-Cholesteroler, *Glucose, *Creatininium, *Creatinkinase, *gamma-Glutamyltransferase, Jern, Jern/TIBC, Lactatdehydrogenase, *Magnesium, *Kalium-ion, *Natrium-ion, *Protein, *Phosphat, *Triglycerider, *Urat, samt med data fra færre laboratorier også for Thyroxin (total) , Thyrotropin (TSH) og Ferritin . Projektet har skabt referenceværdier på disse 28 egenskaber. Referenceintervallerne vil blive sporbare til velkarakteriserede referencepersoner og beskrevne præanalytiske og analytiske forhold herunder blive analytisk sporbare til de ovennævnte kalibrator- og kontrolmaterialer. Kalibratoren CAL havde ved projektets start fået tillagt targetværdier med referencemetoder for koncentrationen af de med * mærkede komponenter.

Formålet med biobanken er

1. at kunne etablere referenceintervaller med samme sporbarhed for andre egenskaber. Dette kan ske ved brug af bankens materialer på samme måde som beskrevet ovenfor, men med måling af andre egenskaber.
2. at kunne etablere nye analysemetoders sporbarhed til de fundne referenceintervaller. Dette kan ske ved brug af bankens kalibrator- og kontrolmaterialer.
3. at kunne relatere referenceværdier til genotyper (ved brug af buffy coaten)
4. at kunne bidrage til ethvert fornuftigt projekt, der udvikler det kliniske biokemiske fagområde.

Formålet med databasen er at kunne stille de lagrede oplysninger til rådighed for enhver med et fornuftigt formål og at kunne lagre nye oplysninger knyttet til referenceprøverne og kalibrator- og kontrolmaterialerne. Det tilsigtes, at bearbejdede resultater skal kunne nås direkte fra internettet uden adgangskontrol.

Anvendelse

Biobanken og databasen vil blive søgt anvendt i overensstemmelse med formålet.

De under formål nævnte tre første anvendelser af biobanken er nævnt i NORIPs ansøgningerne til videnskabsetiske komiteer. Der er ligeledes nævnt andre eksempler på udnyttelse svarende til punkt 4.

Den del af kalibrator-og kontrolmaterialerne, som ejes af biobanken, kan med tilhørende target eller tillagte værdier anvendes efter NFKK´s fri skøn uden hensyntagen til referencepersonerne eller videnskabsetiske komiteers regler for NORIP. Eventuelle aftaler med bloddonorerne og producenterne skal dog overholdes.

Udlevering af materialer og oplysninger vil i øvrigt ske i overensstemmelse med de aftaler, som NORIP har indgået med referencepersonerne og de videnskabsetiske komiteer i de enkelte nordiske lande og i øvrigt i overensstemmelse med lovgivningen, herunder reglerne for nye projekters eventuelle godkendelse i videnskabsetiske komiteer. De af NORIP indgåede aftaler varierer lidt fra land til land. Dette kan betyde, at prøver fra nogle lande er mere let tilgængelige end prøver fra andre.

Anvendelse til formål forudset i NORIP:

Sådanne projekter er relateret til referenceintervaller som nævnt under formål 1 og 3. Brug af prøver fra Norge skal i sådanne projekter godkendes i den videnskabetiske komité, der godkendte NORIP i Norge. Brug af prøver fra Sverige skal godkendes i en nordisk videnskabs etisk komité. I øvrigt skal sådanne projekterne ikke forhåndsgodkendes af hensyn til NORIP aftalerne. Ved brug af prøver fra Sverige og Island skal projektbeskrivelsen indeholde regler for oplysning til referencepersonerne om eventuelle meget patologiske resultater.

Andre projekter

Anvendelse til projekter, der ikke er forudset i projektbeskrivelsen for NORIP, kræver for danske, finske og islandske prøver, at det ny projekt er godkendt i det nye projekts lokale videnskabetiske komité. Anvendelsen af svenske prøver kræver desuden godkendelse af de pågældende referencepersoner. Anvendelsen af norske prøver kræver godkendelse af den videnskabsetiske komite, der godkendte NORIP i Norge. Ved brug af prøver fra Sverige og Island skal projektbeskrivelsen indeholde regler for oplysning til referencepersonerne om eventuelle meget patologiske resultater.

Destruktion af prøver.

Henvendelse til biobanken fra referencepersoner via de lokale laboratorier om destruktion af prøver med angivne prøvenumre skal efterkommes, hvis prøverne er fra Sverige, Finland, og Island. En sådan anmodning bør efterkommes også, hvis prøverne er fra Danmark eller Norge. Selvom NORIP kun i Sverige og Island kan spore personen ud fra prøvenummeret, kan der lokalt i alle lande være ordninger, der sikrer at en referenceperson har et ejendomsbevis til prøverne med et given prøvenummer. Beviset kan f.eks. være et særligt udskrevet prøvenummer, som blev udleveret ved prøvetagningen. Det bør dog være tilstrækkeligt , at en referenceperson, som ved behov er identificeret som sådan ved sin underskrift på en informations-og samtykkeskrivelsen , kan nævne et af det lokale laboratoriums projektnumre.

Referencepersonerne kan ikke få destrueret data.

I øvrigt afgør NFKK om prøver og data skal destrueres.

Sammenfatning af NORIP regler på engelsk

Rules imposed on NORIP by ethical committees, authorities or the consent formula signed by the reference persons.

1. Det nordiske referenceintervalprojekt er beskrevet på websider , der kan nås fra NFKK´s webside. Det har følgende identifikation i de videnskabsetiske komiteer:

Danmark: KF01-072/99,

Norge: Nordiske referanseområder i klinisk kjemi, godkjent 15.04.99 av Regional komite for medisinsk forskningsetikk, helseregion I i brev av 27.04.99 med ref. 125/99-99063.

Sverige: "Nordiska referensintervall i klinisk kemi, MULTICENTERSTUDIE" och förljande nummer från Sveriges olika etiska kommittéer:
Lund: LU 73-00
Göteborg: Gbg M 020-00
Stockholm KI 00 - 070
Linköping Li 00-039
Umeå Um 00-042
Uppsala Ups 00-098
Örebro Ör 144/00

Finland: DNO 35/04/00. 

Island: Nordic Reference Values

BILAG 2: Aftale mellem NFKKs styre, NORIP og DEKS

Administration og løbende kvalitetssikring af biobank

DEKS, KAS Herlev, København, Danmark, påtager sig med ansvar over for NFKKs styre den løbende administration af biobanken og vil herunder:

• En gang årligt udarbejde en status til NFKKs styre via NFKKs styregruppe NOBIDA.
• En gang årligt fastsætte priser for benyttelse af biobankens materiale. Priserne skal godkendes af NFKKs styre via NOBIDA.
• Sikre løbende kvalitetssikring i henhold til nedenstående retningslinjer.

Biobankens sammensætning juli 2002

Hvad angår de enkelte materialer henvises i øvrigt til NFKK-NOBIDA 02072002 bilag 1.

Referenceindividprøver fra 18 danske laboratorier (maks. 576 individer) og 20 finske laboratorier (maks. 800 individer). For hvert referenceindivid findes maksimalt 7x1 ml serum, 2x1 ml heparin plasma, 1x1 ml buffy-coat. Et proportionalt tilsvarende antal prøver forventes modtaget fra Norge, Sverige og Island.

• Referenceserum til kalibrering eller kontrol af accuracy
  NFKK Referenceserum X 3000 x 5 ml
• Referencesera anvendt som kontroller i NORIP- projektet
  NFKK Referenceserum P: Ca. 300 x 2,5 ml, samt ca. 1.650 ml i en dunk
  NFKK Referenceserum HIGH: 303 x 2,5 ml, samt ca. 1.400 ml i en dunk
  NFKK Referenceserum LOW: Ca. 300 x 2,5 ml LOW, samt ca. 1.400 ml i en dunk

Placering, oplagring og kvalitetssikring af Biobanken

Biobanken står opbevaret i tre ¸ 80° C fryser (Heto-Holten: Ultra Freeze 375 serienummer 63854000-D; Ultra Freeze 420 liter serienummer HET88003415; Ultra Freeze UF 440, serienummer 22863D). Hertil kommer en ¸ 150° fryser anskaffet på DEKS´ eget budget (Queque, Revco Technology, serie nr. W24L-548641-XL) beregnet til sammenligningsopbevaring til dokumentation af holdbarheden af referencematerialerne opbevaret ved ¸ 80° C. Alle fryserne findes på Herlev Sygehus blok 05, etage O2, i rum PA 102. Fryserne er forsynet med en akustisk alarm og er under konstant elektronisk overvågning, idet der foreligger en telefonliste for DEKS-medarbejdere. Hertil ringes ved alarm ved temperatur > ¸ 60 C° . Ifølge den nuværende instruktion skal man inden 24 timer have fryseren repareret eller have materialerne flyttet over i en anden fryser.

Herudover tilses fryserne generelt 3 gange ugentligt af DEKS-medarbejdere, idet temperatur fra de elektroniske display aflæses og noteres i en logbog.

Økonomi

Udgifter

Etableringsudgifter

NORIP har betalt DEKS for de anvendte materialer og indkøb af 3 frysere, i alt dkr. 225.000. NORIP vil bidrage med yderligere dkr. 75.000 mhp dækning af DEKS opstart og med henblik på at skabe orden i prøverne, udarbejdelse og mangfoldiggørelse af pakningsvedlæg (certifikater) og etiketter, mærkning af glas, yderemballager, mødeomkostninger m.v. NUNC har bidraget med prøvetagningsrør. Hertil kommer arbejdsindsatsen fra de enkelte laboratorier i forbindelse med indsamling af prøver og fra NORIPs medlemmer.

Løbende udgifter

De løbende udgifter pr. år skønnes at blive dkr. 70.000.

Udgifterne omfatter:

• Opbevaring, dækning af analyseudgifter, dækning af bioanalytikerarbejde samt rapportskrivning.
• Andel (1/3) i afskrivningen af ¸ 150° C fryser over 8 år til værdien 0 dkr.
• Forsendelsesudgifter i forbindelse med bulk levering til andre Nordiske EQA-organisatorer.
• Udgifter til at føre regnskab og rapportere til NFKK via NOBIDA.
• Udgifter til dækning af NOBIDAs arbejde.

Det drejer sig om driftsudgifter til fryserne, f.eks. forebyggende vedligeholdelsesudgifter.

Overvågningen af holdbarheden af værdierne på X, idet materialet opbevaret ved ¸ 80° C og ved ¸ 150° C sammenlignes halvårligt ved sammenligning på rutinemetoder på KBA, Herlev Sygehus, for de relevante komponenter.

Indtægter

Indtægterne skal dække udgifterne, men der skal ikke ud over nedenstående markedsføringsbidrag opnås nogen fortjeneste.

Prisfastsættelse

NFKK referenceserum X:

Leveres i portioner á 3x5 ml, pris 2002-niveau 2.000 dkr. + moms.

Dette inkluderer 17% markedsføringsbidrag til de nationale EQA-organisatorer ved detailsalg, hvorved udsalgsprisen bliver den samme over hele Norden. Herudover tillægger de nationale EQA-organisatorer en afgift for forsendelse og evt. en faktureringsafgift. Mod en merpris på 1.000 dkr. kan der medleveres et sæt NFKK referenceserum High, 2,5 ml, NFKK referenceserum Low, 2,5 ml, og NFKK referenceserum P, 2,5 ml.

Sæt af referenceintervalprøver og NFKK referencesera:

Et sæt af mindst 130 referenceintervalprøver samt NFKK referenceserum X, 3x5 ml, NFKK referenceserum High, 2,5 ml, NFKK referenceserum Low, 2,5 ml, og NFKK referenceserum P, 2,5 ml leveres efter en af NOBIDA godkendt ansøgning.

Pris dkr. 5.000 + moms.

Rekvirering af materialer fra Biobanken

Levering af NFKK referenceserum X m.fl.

Klinisk biokemiske laboratorier i Norden, repræsenteret ved deres underskriftsberettigede person, har ret til at rekvirere NFKK referenceserum X, High, Low og P. Materialerne kan mod betaling umiddelbart leveres af de lokale EQA-organisatorer, idet der i hvert land forefindes et mindre lager af materialerne. De enkelte EQA-organisatorer afregner med DEKS, som aflægger regnskab over for NFKK/NOBIDA. Materialerne forsendes på tøris.

Levering af sæt af referenceintervalprøver og NFKK referencesera

Laboratorier kan, når der foreligger en bevillingsskrivelse fra NOBIDA, rekvirere de aftalte prøver hos DEKS. Materialerne forsendes på tøris. DEKS står for afregningen.

Aflæggelse af regnskab

DEKS skal over for den af NFKKs styre nedsatte styregruppe NOBIDA aflægge regnskab en gang årligt.

NFKKs økonomiske ansvar

Biobanken og fryserne ejes af Nordisk Forening For Klinisk Kemi (NFKK).

Udgifterne dækkes umiddelbart af DEKS, og DEKS vil ikke stille krav til NFKK om kompensation, hvis indtægterne det første år er mindre end udgifterne.

Hvis udgifterne til administration m.v. af biobanken overstiger indtægterne, foreslår DEKS en øget afgift for det efterfølgende år. Denne afgiftsforøgelse skal vedtages af NFKKs styre.

Aftalens godkendelse

NFKKs styre skal godkende herværende aftale, før den kan træde i kraft.

DEKS’ bestyrelse skal godkende herværende aftale, før den kan træde i kraft.

Aftalens opsigelse

Ved mindst 2 års gentagne underskud er DEKS berettiget til at opsige aftalen.

NFKKs styre kan efter 2 år med ½ års varsel opsige aftalen. Såfremt aftalen opsiges, fordi alle prøver er anvendt, vil fryserne tilfalde DEKS.

Godkendt af DEKS:

DATO:

Underskrift: ______________________ Underskrift: ___________________________

Institutchef Styregruppens formand

Godkendt af NFKKs styre og NORIP:

DATO:

Underskrift: _______________________ Underskrift: ___________________________

Ordførende NFKK Ordførende NORIP

BILAG 3: Instructions for use of bio-bank and/or database

What is the biobank and the database

The biobank covers more than 3,000 samples collected from healthy individuals in the Nordic countries covering the age between 18 and approximately 80 years.

The database covers information on the persons that have donated samples and parameters already analysed.

More information about the biobank and the database can be found at the homepage of the Nordic Society of Clinical Chemistry: http://e.lio.se/nfkk/index.htm

Who is eligible for use of the biobank and data obtained from the database

Laboratories engaged in analyses of routine clinical biochemical tests can use samples from the biobank and information from the database after approval of the project by the Nordic Biobank and Database Committee (NOBIDA), established by the Nordic Society of Clinical Chemistry.

What are the restrictions concerning samples obtained from the biobank

Application of samples from the biobank is to cover a minimum of 130 samples including the calibrator X and high and low controls.

In their approval letter the applicant will get information concerning possible restrictions in the use of the material together with data on number and selection of samples that can be obtained and the data that will be available from the database.

How to prepare the application

The application should be short and of no more than 2-3 pages.

The application should include information concerning:

• The person responsible for the work and other key participants, including E-mail address of the person responsible for the project
• The question to be answered
• A brief plan for the project including information about the parameters to be analysed, the method to be used as well as the statistical analyses to be formed
• A description of the samples needed (i.e. number, age, sex, nationality)
• A description of information requested from the database
• Description of sample and data handling and storage during and after the study
• If relevant a copy of acceptance from the local ethical committee
• Information concerning transport, storage during use and the fate of the samples after the study has been fulfilled (returned or destructed)
• Information concerning publications

Where to submit the application

The application should be submitted in electronic form to the chairman of NOBIDA. Name and address can be idenfied at the NFKK homepage: http://e.lio.se/nfkk/index.htm

When to submit the application

An application can be submitted at any time starting from 1 October 2002.

When will the applicant get an answer

In general a decision will be reached within a month.

What is to be done once the project is finalized

When the project is finalized a brief report should be send to NOBIDA that will forward it to the board of NFKK.

The result should be presented in Klinisk Kjemi i Norden or at the NFKK homepage: http://e.lio.se/nfkk/index.htm.

Results of new analyses performed on the samples should be made accessible via the database.

Ansökningens utformning

Ansøgningen skal være kortfattet og helst ikke fylde mere end 2 sider.

Ansökan skall innehålla en projektbeskrivning som innehåller:

• Projektansvarig och övriga deltagare
• Frågeställning och målsättning
• Projektplan, innehållande bl a uppgifter om analyter som skall undersökas, metodik, statistisk metodik, antal prover och behov av prover från speciella grupper ( t ex ålder, kön, nationalitet).
• Vilka uppgifter som behövs ur databasen
• Beskrivning av datahantering och lagning under och efter studien, med särskild tonvikt på sekretess och informationssäkerhet.
• Kopia av eventuellt godkännande från lokal forskningsetiska kommitté (gäller om studien inte kan klassificeras som en undersökning av referensintervall för klinisk kemisk analys).
• Uppgifter om transport, förvaring till mottagaren och om hantering efter studiens genomförande (returnering eller destruktion av prov)
• Uppgifter om planerad publicering

Riktlinjer för fremsendelse og behandling av ansökan

Ansökan kan göras löpande under året og vil almindeligvis blive behandlat inom en månad från ankomst.

Ansökan skickas elektroniskt till ordförande i NOBIDA (se NFKKs hjemmeside).

Ordførende har ansvarar för distribution till NOBIDAs styrgrupp.

Vid behov av komplettering eller kompletterande handlingar kontaktar ordförande ansökande forskare.

Beslut tas av styrgruppen som skall var enhällig.

Om beslut inte är enhällig remitteras ansökan till NFKKs ordförande tillsammans med beskrivning av den uppkomna situationen. Ärendet behandlas därefter av NFKKs styrelsen som meddelar sitt beslut till ordförande i NOBIDA.

Styrgruppen bedömer varje projekt i relation till villkor som ställs av de nordiska ländernas olika forskningsetiska kommittéer. Det innebär att ett visst material från ett visst land inte kan komma att kunna inkluderas i en specificerad studier.

Utformning av godkännandeskrivelse

Ordförande i NOBIDA meddelar beslut skriftligen till ansökande med uppgifter om eventuella begränsningar i utnyttjandet av materialet. Uppgifter skall finnas om antalet och selektionen av prover och vilja data som skall medfölja ur databasen. Desuden skal følgende fremgå af bevillingsskrivelsen:

• Vid projektets avslutande skall en rapport skickas till NOBIDA, som vidarebefordrar till NFKKs ordförande, och resultatet presenteras, t ex i KKN eller på NFKKs hemsida.
• Økonomiske forhold omkring bevillingen
• Åtagande att redogöra för resultaten via KKN, NFKKs hemsida eller annat medium.

Avslag skall motiveras.